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Stammdaten

Kunden (Kunden)

  • Neuer Kunde: Firma ist Pflicht. Die Kundennummer vergibt die App automatisch (Standard K-0001); du kannst sie auch selbst eintragen.
  • E-Rechnung: Für Behörden trägst du die Leitweg-ID ein (z. B. 04011000-12345-67), optional eine Käuferreferenz. USt-IdNr. im Format DE123456789.
  • Zahlungsziel und Belegsprache (Deutsch/English) werden später auf Belege übernommen.
  • Ansprechpartner: auf der Kundenseite beliebig viele hinzufügen; ein Kontakt kann als Rechnungsempfänger markiert sein.
  • Löschen blendet den Kunden aus, bestehende Belege behalten ihre Daten.
  • Suche: Name, Nummer, Ort, PLZ, E-Mail, USt-IdNr. oder Leitweg-ID.

Artikel & Leistungen (Mehr → Artikel)

Name, Art (Leistung/Ware), Einheit (h, Tag, Pausch, Stk), Preis netto (z. B. 95,50), Steuersatz, optional Einkaufspreis. Preise sind exakt auf 4 Nachkommastellen gespeichert.

Steuersätze (Einstellungen → Steuersätze)

Standard: 19 %, 7 %, 0 %. Ein Satz ist „Standard“ (wird bei neuen Artikeln vorgewählt). Sätze, die Artikel nutzen, und der Standardsatz sind vor dem Löschen geschützt.

Nummernkreise (Einstellungen → Nummernkreise)

Je Kreis (Kunden, Artikel, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften): Präfix, Stellen, optional Jahr + Neustart (z. B. RE-2026-0001).

  • Die Vergabe ist lückenlos; ein abgebrochener Vorgang verbraucht keine Nummer.
  • Änderungen wirken nur auf künftige Nummern. Die „Nächste Nr.“ kann nur erhöht, nie gesenkt werden.

CSV-Import (Kunden/Artikel)

  1. Vorlage laden, in Excel/Calc füllen, als CSV speichern (UTF-8 oder Windows-1252, ; oder ,).
  2. Datei hochladen. Alles oder nichts: bei Fehlern wird nichts importiert, die Meldung nennt Zeilennummer und Grund. Mehrzeilige Beschreibungen in Anführungszeichen sind erlaubt. Exporte aus Fastbill (Artikelnummer, Titel, Typ „physisches Produkt“, Preise wie 3.887,18) werden erkannt. Doppelte Artikelnummern in der Datei bekommen eine neue Nummer (Hinweis nach dem Import); die Einheit km ist neu.
  3. Leere Nummernfelder werden automatisch vergeben; doppelte Nummern werden abgelehnt. Artikel: Steuersatz als Zahl (19), der Satz muss angelegt sein; Einheit z. B. h, Std, Tag, Pausch, Stk.

Zahlungsart und SEPA-Lastschrift (je Kunde)

Im Kunden unter Zahlungsart wählst du „Rechnung“ (Standard), „SEPA-Lastschrift“ oder eine eigene Zahlungsart. Bei SEPA sind IBAN (wird geprüft und verschlüsselt gespeichert) und Mandatsreferenz Pflicht, BIC und Mandatsdatum optional. Neue Belege übernehmen die Zahlungsart; der Hinweistext (z. B. „wird am Fälligkeitstag eingezogen“, IBAN maskiert) erscheint im PDF unter dem Schlusstext.

  • SEPA-Mandat als PDF: Auf der Kundenseite erzeugt der Button ein vorbefülltes Lastschriftmandat zum Unterschreiben. Die Gläubiger-ID trägst du unter Einstellungen → Bankverbindung ein. Der Wortlaut ist eine Standardvorlage – bitte einmal rechtlich prüfen lassen.
  • Eigene Zahlungsarten (z. B. PayPal, Barzahlung) pflegen Inhaber und Admin unter Einstellungen → Zahlungsarten mit eigenem Beleg-Hinweis (Deutsch/Englisch). „Rechnung“ und „SEPA-Lastschrift“ sind fest, ihre Texte lassen sich anpassen. Verwendete Arten lassen sich nur deaktivieren.

Einheiten (Einstellungen → Einheiten)

Stück, Stunde, Tag, Pauschale, Kilometer sind vorbelegt; du kannst weitere anlegen (Kürzel für den Beleg, Bezeichnung, UN/ECE-Code für die E-Rechnung, z. B. C62 Stück, HUR Stunde, DAY Tag, MON Monat). Verwendete Einheiten lassen sich nur deaktivieren, nicht löschen oder umbenennen. Der CSV-Import erkennt Kürzel und Bezeichnung.

Belege auf der Kundenseite

Die Kundenakte zeigt alle Belege des Kunden (Art, Nummer, Datum, Status, Betrag, offener Betrag, Bestellnr.), der Bereich ist standardmäßig zugeklappt (die Anzahl steht im Titel) und merkt sich seinen Zustand nicht. Aufgeklappt filterst du nach Art und Status oder suchst nach Belegnummer bzw. Bestellnr.; ein aktiver Filter klappt den Bereich automatisch auf. Dazu gibt es die Schnellanlage von Angebot/Rechnung. Mitarbeiter sehen Kunden, aber keine Belege.

Daten-Export

Unter Mehr → Daten-Export (CSV) (und per „CSV-Export“ in den Kunden-/Artikel-Listen) gibt es Kunden, Artikel, Belege, Belegpositionen, Projekte und Zeiten als CSV (Semikolon, UTF-8, Dezimalkomma – öffnet direkt in Excel). Inhaber und Admin laden alles als ZIP. Kunden- und Artikel-Dateien lassen sich wieder importieren. IBANs werden nicht exportiert.

Wer darf was?

Inhaber, Admin und Buchhaltung pflegen Stammdaten. Mitarbeiter und „Nur lesen“ sehen Kunden und Artikel, ändern aber nichts. Steuersätze, Einheiten, Zahlungsarten und Nummernkreise ändern nur Inhaber und Admin. Export: Kunden/Artikel mit Lesezugriff, Belege mit Beleg-Lesezugriff, Projekte/Zeiten nur mit Verwalten-Recht.