Projekte & Zeiten abrechnen

Projekte

Projekte & Aufträge (Mehr-Menü / Seitenleiste) → Neues Projekt: Kunde, Name, Art (Projekt, Auftrag, Wartungsvertrag), Status, Stundensatz und optional Budget (Stunden/Betrag). Die Projektnummer vergibt der Nummernkreis „Projekte/Aufträge“ (Einstellungen → Nummernkreise).

Der Stundensatz des Projekts wird beim Buchen einer Zeit übernommen und an der Zeit gespeichert. Spätere Änderungen am Projekt wirken nur auf neue Zeiten.
Kundenbestellnr.: wird auf Rechnungen übernommen, die du aus Zeiten dieses Projekts erstellst (und ist im Beleg änderbar).
Start / Ende: Laufzeit des Projekts, zur Orientierung. Nach dem Ende zeigt die Projektseite einen Hinweis „Ende überschritten“, solange das Projekt nicht abgeschlossen ist. Gebucht werden kann weiterhin – gesperrt wird nur über den Status Abgeschlossen.
Projekte mit Zeiten oder Belegen lassen sich nicht löschen – setze sie auf Abgeschlossen (dann sind keine neuen Buchungen mehr möglich).

Projektmitarbeiter

Auf der Projektseite → Projektmitarbeiter: Benutzer auswählen, optional eine Rolle (z. B. „Entwicklung“) und einen abweichenden Stundensatz eintragen. Ohne Satz gilt der Projektsatz. Derselbe Benutzer lässt sich erneut speichern, um Rolle oder Satz zu ändern.

Der Mitarbeitersatz gilt für neu gebuchte Zeiten (Timer und manuell). Bereits gebuchte Zeiten behalten ihren Satz.
Beim Abrechnen entsteht je Stundensatz eine Position; unterschiedliche Mitarbeitersätze erscheinen also als getrennte Positionen.
Alle Benutzer dürfen weiterhin auf jedes offene Projekt buchen; die Mitarbeiterliste steuert Rolle und Satz, keine Zugriffsrechte.
Mitarbeiter ohne Rechte für Beträge sehen Rollen, aber keine Sätze.

Zeiten abrechnen

Projekt öffnen → Kasten Offene Zeiten abrechnen (optional Zeitraum eingrenzen).
Rechnungsentwurf erstellen: je Stundensatz eine Position (Menge in Stunden, 2 Nachkommastellen, kaufmännisch gerundet), Steuersatz = Standardsteuersatz.
Der Entwurf öffnet im Beleg-Editor und kann wie jede Rechnung angepasst werden.

Regeln:

Jede Zeit wird genau einmal abgerechnet; sie ist danach gesperrt.
Nicht abrechenbare und noch laufende Zeiten werden nicht übernommen.
Löschst du den Entwurf oder entfernst die Position, werden die Zeiten wieder frei. Wird die festgeschriebene Rechnung storniert, sind sie ebenfalls wieder abrechenbar.

Tätigkeitsnachweis (PDF)

Am Beleg: Karte Anhänge → Tätigkeitsnachweis aus Zeiten erzeugen – wahlweise in das Gesamt-PDF eingefügt (merge) oder als getrennter Anhang (separate). Er enthält alle Zeiten, die auf dieser Rechnung abgerechnet sind.
Ohne Beleg: Zeit-Auswertung → Projekt und Zeitraum wählen → Tätigkeitsnachweis (PDF).

Auswertung

Zeit-Auswertung: Filter nach Zeitraum, Projekt, Mitarbeiter und Status (offen, abgerechnet, nicht abrechenbar); Summen nach Projekt und Mitarbeiter inkl. Wert.

Rechte

Inhaber, Admin und Buchhaltung sehen alle Zeiten und dürfen Projekte verwalten und abrechnen. Mitarbeiter sehen nur eigene Zeiten und keine Beträge. „Nur Lesen“ sieht alles, ändert nichts.

Zeitrundung beim Abrechnen

Im Projekt kannst du Zeitrundung beim Abrechnen auf Auf volle 15 Minuten aufrunden (0,25 h) stellen. Dann wird jede Zeitbuchung einzeln aufgerundet (100 Min. → 105 Min. = 1,75 h; 20 Min. → 30 Min.), und die Rechnung enthält die Summe der aufgerundeten Zeiten. Die erfasste Zeit bleibt unverändert; Auswertungen und Berichte zeigen weiter die erfasste Zeit. Bereits abgerechnete Zeiten behalten ihren abgerechneten Wert, auch wenn du die Einstellung später änderst. Der Tätigkeitsnachweis zeigt bei Rundung beide Spalten: Erfasst und Abgerechnet. Wird die Rechnung storniert, sind die Zeiten wieder frei und werden bei der nächsten Abrechnung neu gerundet.