E-Rechnung und Versand

Auf der Seite eines festgeschriebenen Belegs findest du Per E-Mail senden, Druck-PDF sowie bei Rechnungen ZUGFeRD-PDF und XRechnung-XML.

Formate

Die XML wird beim ersten Abruf erzeugt, geprüft und mit SHA-256-Prüfsumme archiviert. Danach bekommst du immer genau diese Datei. Ist etwas nicht in Ordnung, siehst du eine verständliche Meldung, z. B. „Leitweg-ID des Kunden fehlt“.

Pflicht für XRechnung: Leitweg-ID (oder Käufer-Referenz) beim Kunden, E-Mail des Kunden, Telefon und E-Mail der eigenen Firma, IBAN. Für ZUGFeRD genügen Anschrift, IBAN und Steuerangaben. Die letzte Zeile der Firmenanschrift muss „PLZ Ort“ lauten.

Wichtig: Die Angaben werden beim Festschreiben eingefroren. Fehlt danach etwas, kann der Beleg nur per Storno/Gutschrift korrigiert werden. Prüfe deshalb vorher Firmendaten und Kunde (das Versandformular zeigt Hinweise je Format).

Per E-Mail senden

1. Per E-Mail senden öffnen. Empfänger (Rechnungs-Ansprechpartner oder Kunden-Mail), Betreff und Text kommen aus deiner Mail-Vorlage und sind änderbar.
2. Format wählen. Optional CC.
3. Anhänge (z. B. Tätigkeitsnachweise) auswählen und festlegen: getrennte Dateien oder ein Gesamt-PDF (Rechnung + Nachweise). Bei XRechnung gehen Anhänge immer getrennt raus.
4. E-Mail senden. Beleg-Status wechselt auf „Versendet“, wenn die Mail raus ist. Fehler stehen im Mail-Protokoll.

Ist der Versand noch nicht eingerichtet, bekommst du sofort einen Hinweis (siehe Hilfe „Mail-Versand einrichten“).

Anhänge hochladen

Auf der Belegseite im Kasten Anhänge: nur PDF bis 10 MB. Anhänge ändern die Rechnung nicht und können auch nach dem Festschreiben ergänzt werden.

Postversand

Druck-PDF liefert die Rechnung zum Ausdrucken; im Versandformular gibt es zusätzlich „mit Anhängen“ als eine Datei.

Mail-Protokoll

Zeigt alle Mails mit Status (gesendet / Fehler / wartend), Empfänger, Format und Anhängen. Es enthält nie Passwörter.